Секретарь-референт офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). Презентация на тему "секретарь" Секретарь –помощник руководителя

Секретарь-референт офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Секретарь-референт должен знать: требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности холдинга, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению; правила организации управленческого труда; требования к оформлению машинописных работ; правила русской орфографии и пунктуации; основы делового этикета, служебной этики, психологии общения; правила охраны труда, техники безопасности.

Обязанности секретаря-референта: Выполнять распоряжения, приказы руководства представительства холдинга, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними; Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности холдинга; Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись (утверждение) руководству холдинга; Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документацию; Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации; В соответствии сбора информации, компиляции списков адресной рассылки, а также проведении телефонных опросов в рамках текущих производственных задач; Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; осуществлять документирование производственных совещаний сотрудников представительства; обеспечивать прием посетителей;

Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение; Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников; Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности представительства; Оформлять машинописные, печатные и копировально-множительные работы; Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности с резолюцией руководства холдинга передавать документы непосредственным исполнителям в представительстве; Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности холдинга; Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам холдинга как по производственным, так и личным вопросам; Готовить информационные справки и реферативные обзоры СМИ для руководства в рамках актуальных отраслевых тем и событий;

Слайд 2

Слово возникло из выражения «хранитель секретов» - на тайной службе у короля состоял человек, имеющий доступ к тайнам, как личным, так и государственным.

Слайд 3

До первой мировой войны все секретари были мужского пола. Секретарей имели представители всех слоев общества. Были секретари и у аристократов. У деловых людей тоже были секретари - «клерки», тоже мужчины.

Слайд 4

Секретари или клерки пользовались сравнительно высоким положением в сообществе наемных работников, и эта должность считалась достаточно престижной и респектабельной.

Слайд 5

Позже, во время первой мировой войны на секретарскую должность стали принимать женщин, потому что большинство мужчин воевало.

Слайд 6

Вернувшись с войны, мужчины заняли свои прежние рабочие места, за исключением секретарей. Престиж секретарской работы упал, и заработки были урезаны. Падение зарплаты обернулось падением престижа и статуса секретаря в деловом мире.

Слайд 7

День рождения секретарской должности – 27 февраля 1720 года «При таких учреждениях должность чина секретарского состоит в том, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить

Слайд 8

1840 год – первые личные секретари руководителей на крупнейших Путиловском и Невском заводах

Слайд 10

Начиная с1884 года в России издаются 8 специализирован- ных журналов для секретарей («Машинопись», «Стенографический листок»)

Слайд 11

печатать со скоростью 40-60 слов в минуту; Хорошо знать один иностранный язык; Работать с корреспонденцией Владеть приемами общения с посетителями

Слайд 12

В Петербурге создается профсоюз работников, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города

Слайд 13

В начале 20-х годов – бурное развитие профессии секретаря: -Готовит материалы к совещанию; Напоминает о сроках исполнения решения; Выполняет творческие функции (секретари руководителей)

Слайд 14

Недолгий расцвет профессии секретаря… В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, рассматривая их как канцелярско-технических специалистов

Слайд 15

Секретарей разделили на две группы, неравноценные по обязанностям и окладам. Первая – помощники-референты (с элементами творческой работы) Вторая – секретари-машинистки, выполнявшие только технические функции. Утрата престижа профессии секретаря…

Слайд 16

Возрождение профессии секретаря началось в 70-е годы. От секретарей требуется высокий профессионализм. Секретари учатся секретарскому делу у США, Англии, Франции

Слайд 17

Секретарь – первый помощник руководителя

Приемная руководителя – центр любой организации

Слайд 19

На плечах секретаря лежит почта. Он готовит ответы на простые письма, визирует у руководителя, регистрирует, сортирует входящую корреспонденцию, намечает даты ответов на вопросы в письмах.

Слайд 20

В обязанности секретаря входит ведение телефонных переговоров. Он должен принимать входящие телефонные звонки, уметь сортировать их по степени важности. При этом важно следить за культурой телефонного общения

Слайд 21

Секретарь –помощник руководителя

Секретарь обязан работать в согласии с сотрудниками, в том числе и с теми, кто по положению выше ее начальника, проявлять подлинный интерес к своей работе и свое организации

Слайд 22

Секретарь – помощник руководителя

Необходимо четко вести дела. Все доклады, решения, записки представлять вовремя. Номера телефонов и почтовые адреса должны соответствовать действительности. Постоянно «держать на карандаше»список вопросов, требующих решения

Слайд 23

С вопросами личного характера следует обращаться крайне осторожно. В разговорах с посетителями целесообразно проявлять разумную осмотрительность, так как далеко не вся информация предназначена для широкого распространения.

Слайд 24

В преддверии командировки надо задолго до отъезда руководителя достать железнодорожное или авиарасписание, согласовать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты и номер в гостинице, оформить финансовые документы.

Слайд 25

Секретарь должен заботиться об удобстве посетителей. Когда посетитель задерживается у руководителя, секретарь звонит шефу и напоминает ему о ближайшем срочном деле, помогая закончить разговор.

Слайд 26

Ежедневно в начале рабочего дня секретарь напоминает руководителю о намеченных на этот день мероприятиях и получает подтверждение их проведения. Если мероприятия будут отменены, то следует своевременно оповестить об этом задействованных лиц.

Слайд 27

Роль секретаря состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть работы брать на себя. Таким образом, секретарь может и должен принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Посмотреть все слайды

Развитие секретарской службы при Петре I С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Развитие секретарской службы при Петре I «Генеральный регламент», принятый в 1720 году, установил очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей. Генеральный регламент ввёл систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа коллегий.

Развитие секретарской службы при Петре I В 1722 году был принят «Табель о рангах», который состоял из 14 классов или рангов чиновников. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

Исполнительное делопроизводство В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. В 1812 г. было учреждено восемь министерств. Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом. Дела делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», и обычные.

Значение секретаря в начале 19 века 23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране.

Значение секретаря в начале 19 века В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. Выходили специальные журналы 1884 год «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Международная ассоциация офисных работников Международная ассоциация офисных работников (International Association of Administrative Professionals, сокращенно IAAP) родилась в 1942 году в США. Организация насчитывает около участников и 600 филиалов по всему миру

Описание презентации по отдельным слайдам:

2 слайд

Описание слайда:

Секретарь - лицо учреждения Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель.

3 слайд

Описание слайда:

Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.

4 слайд

Описание слайда:

Что должен знать и уметь секретарь 1. Правовые основы управления; 2. Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает; 3. Отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает;

5 слайд

Описание слайда:

Основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационному документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

6 слайд

Описание слайда:

Секретарь должен уметь: Обеспечивать эффективную работу руководителя, оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя;

7 слайд

Описание слайда:

организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПК; оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. - факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

8 слайд

Описание слайда:

Должностные обязанности секретаря Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия (или подразделения).

9 слайд

Описание слайда:

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. 4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем - (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

10 слайд

Описание слайда:

5.Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. 6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руково-дителя различные материалы. 7. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осу-ществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным испол-нителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан.

11 слайд

Описание слайда:

8. Организует прием посетителей, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и спе-циальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор материалов для докладов и речей руководителя.

12 слайд

Описание слайда:

Профессиональные и личные качества помощника руководителя Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

13 слайд

Описание слайда:

Профессиональные качества Профессионализм Ответственность Организованность Преданность профессии Коммуникабельность

14 слайд

Описание слайда:

К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки. Личные качества

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРЬ это исполнительный помощник, отвечает за документационное обеспечение деятельности руководителя и организации в целом, работает самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимает решения и высказывает суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Тип и класс профессии Тип профессии: человек-человек, человек-знак. ¢ Специалист, работающий в сферу «человек-человек» , помимо профессиональных знаний и умений, должен обладать знаниями и умениями по работе с людьми. Доброжелательность, интерес к людям, сочувствие, сопереживание должны сочетаться с высокой эмоциональной устойчивостью, самоконтролем. Работа с людьми часто сопряжена с высоким нервно-психическим напряжением и требует хорошо развитых не только коммуникативных, но и эмоционально-волевых качеств. ¢ Специалист, занятый в профессии типа «человек-знак» обеспечивает прирост информации, собирает, перерабатывает ее, хранит и доводит до потребителя, помогает ею обмениваться. Класс профессии: исполнительский (алгоритмический). ¢ Профессии данного класса связаны с выполнением решений, работой по заданному алгоритму, образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, инструкций, стандартов, стереотипным подходом к решению проблем.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Содержание деятельности От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы Основными функциями секретаря руководителя являются: ¢ ведение документации дирекции предприятия; ¢ организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами; ¢ фильтрация и распределение телефонных контактов; ¢ поиск необходимой руководителю информации; ¢ выполнение оперативных поручений и заданий руководителя; ¢ контроль исполнения документов и поручений руководителя; ¢ бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз; ¢ планирование рабочего дня руководителя; ¢ организация и участие во встречах и переговорах; ¢ прием посетителей; ¢ помощь при подготовке совещании, собраний, презентаций; ¢ решение административных вопросов в пределах своей компетенции.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Личные и деловые качества эмоциональная устойчивость отсутствие вредных привычек обаяние элегантность во внешности Личные качества организаторские способности любовь к людям трудолюбие общительность

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Деловые качества Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друга. Но они редко даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии. способность одновременно исполнять несколько поручений преданность работе умение ставить и решать проблемы умение работать с клиентами дипломатичность готовность работать в экстремальных условиях владение техническими средствами

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Требования к знаниям и умениям УМЕНИЯ ЗНАНИЯ Квалифицированный секретарь руководителя должен знать: ¢ правила ведения делопроизводства; ¢ основы архивного дела; ¢ основы административного права и законодательства о труде; ¢ основы организации труда и управления; ¢ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; ¢ правила внутреннего трудового распорядка предприятия. Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимо хорошее знание правил русского языка, литературы, осведомленность в вопросах экономики, права и психологии. Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь: ¢ вести документооборот, деловую корреспонденцию; ¢ пользоваться компьютером и оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС и др.); ¢ общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики; ¢ эффективно планировать свой рабочий день; ¢ оперативно выполнять поручения руководителя

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Условия труда и область применения Условия труда: ¢ Работает в помещении. ¢ Сидячий образ деятельности. ¢ Работа с персональным компьютером и оргтехникой. ¢ Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации. ¢ Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Области применения: ¢ Фирмы, организации, предприятия любого профиля (приемные руководителей, директоров).

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Медицинские ограничения ¢ ¢ ¢ нервно-психические заболевания; заболевания сердечнососудистой системы; дефекты зрения и слуха; выраженные дефекты речи; явные физические недостатки.